Wenn EAM zum Effizienztreiber wird

Transparenz schaffen, Effizienz steigern, Kosten senken und Business und IT wirksam verzahnen

In global agierenden Konzernen ist eine leistungsfähige IT ein zentraler Hebel für Effizienz, Kostensteuerung und Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig steigt mit zunehmendem Wachstum die Komplexität der IT-Landschaft. Enterprise Architecture Management macht diese Komplexität beherrschbar: Es schafft Transparenz, verzahnt Business und IT wirksam miteinander, macht Effizienz- und Kostensenkungspotentiale sichtbar und ermöglicht fundierte Entscheidungen zu Investitionen, Konsolidierungen und Standardisierung – pragmatisch, strukturiert und mit klarem Business-Nutzen.

Ausgangssituation: Gewachsene IT-Landschaft

Die Unternehmensgruppe Theo Müller (UTM) ist ein international agierender Lebensmittel- und Logistikkonzern mit einer breit diversifizierten Markenwelt, zahlreichen Produktionsstandorten sowie integrierten Dienstleistungseinheiten entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Über viele Jahre hinweg entstand durch organisches Wachstum und gezielte Akquisitionen eine heterogene IT-Landschaft mit einem umfangreichen Applikationsportfolio.

Die Herausforderung bestand darin, Redundanzen zu reduzieren, Transparenz zu erhöhen und das Business aktiv in Architektur- und Transformationsfragen einzubinden. 

Zielbild: Höhere Transparenz über IT-Landschaft und Kosten sowie klareres Business-IT-Alignment

Enterprise Architecture Management sollte dabei nicht nur dokumentieren, sondern als wirksames Steuerungsinstrument und als neutraler Übersetzer zwischen Business und IT etabliert werden. Im Vordergrund sollten dabei stets der Business-Nutzen, Wirtschaftlichkeit und pragmatische Ergebnisse stehen.

Im Fokus standen:

• Höhere Transparenz über Business Capabilities (Geschäftsfähigkeiten) und unterstützende Applikationen
• Eine fundierte Ist-Analyse und eine klar definierte Soll-Analyse der IT-Landschaft
• Klare Verantwortlichkeiten im Applikationsmanagement durch die Einführung eines neuen Rollenmodells
• Priorisierte IT-Transformations-Roadmaps als Grundlage für zukünftige Investitions- und Konsolidierungsentscheidungen

Um diese ambitionierten Ziele strukturiert und effizient zu erreichen, entschied sich die die Unternehmensgruppe, gezielt externe Expertise einzubinden. Mit eBrain Solutions wurde ein Partner gewählt, der umfassende Erfahrung im Enterprise Architecture Management, im IT Management sowie in komplexen Transformationsvorhaben in internationalen Organisationen vereint. Was eBrain Solutions von anderen Beratungsunternehmen unterscheidet, ist vor allem ein konsequentes Einbeziehen des Business in alle EAM-Themen.

"eBrain Solutions hat uns beim Aufbau unseres Enterprise Architecture Managements strukturiert und pragmatisch unterstützt. Besonders hilfreich war die höhere Transparenz über unsere IT-Landschaft auf Basis von Business Capabilities und unseres Applikationsportfolios." - Thorsten Lieckfeldt, Leiter Architektur & IT-Governance, Unternehmensgruppe Theo Müller

Lösungsansatz: Etablierung von EAM als Steuerungselement

Gemeinsam wurde Enterprise Architecture in der Unternehmensgruppe Theo Müller nicht als Dokumentationsdisziplin, sondern als aktives Management- und Steuerungsinstrument etabliert. Der Ansatz von eBrain Solutions folgte dabei einem klaren Prinzip: Transparenz schaffen, Komplexität reduzieren und fundierte Entscheidungen stets eng abgestimmt zwischen Business und IT ermöglichen. Im Sinne einer vereinten Betrachtung von Business Architecture und Enterprise Architecture standen dabei die fachlichen Anforderungen, Prozesse und Fähigkeiten des Unternehmens im Mittelpunkt.

Zentrales Element des Lösungsansatzes war die Etablierung einer gemeinsamen Sprache zwischen Business und IT auf Basis der Business Capabilities. EAM sollte dabei als verbindendes Element zwischen Business Strategie, IT Strategie und operativer Umsetzung verstanden werden und gezielte Steuerungsimpulse liefern, unterstützt durch gemeinsame Sichten, Auswertungen und ein IT Management Dashboard im zentralen Application Repository LeanIX.

Ein weiterer Fokus lag darauf, EAM nicht als einmaliges Projekt, sondern als dauerhaften Prozess zu verankern. Neben methodischer Klarheit spielte daher auch Befähigung und EA Coaching eine wichtige Rolle: Enterprise Architekten und Applikationsverantwortliche von UTM wurden gezielt befähigt, ihre Rolle wirksam auszufüllen und eine nachhaltige Nutzung der Ergebnisse sicherzustellen. Der Ansatz folgte dabei bewusst dem Prinzip „Hilfe zur Selbsthilfe”.

Umsetzung: Von Business Capabilities zur Transformations-Roadmap

Zu Beginn führte eBrain Solutions eine strukturierte Ist-Analyse durch und erarbeitete gemeinsam mit den Enterprise Architekten, dem IT-Bereich und den Fachbereichen von UTM eine konsolidierte Business Capability Map. Diese bildet den fachlichen Referenzrahmen für strategische Entscheidungen und schafft eine gemeinsame Sicht auf die Business Capabilities, unabhängig von bestehenden Organisations- oder Systemstrukturen.

Darauf aufbauend wurde die bestehende Applikationslandschaft systematisch und transparent erhoben und den Business Capabilities zugeordnet. Diese transparente Applikationslandschaft ist die zentrale Voraussetzung, um Redundanzen, Lücken und etwaige strukturelle Schwächen sichtbar zu machen und konkrete Ansatzpunkte für Effizienzsteigerung und Kostensenkung zu identifizieren.

Durch die Analyse der vorhandenen Datenbasis ließen sich konkrete Handlungsfelder identifizieren und priorisieren. Dabei ging es zunächst bewusst nicht um konkrete Projekte oder Maßnahmen, sondern um inhaltliche Schwerpunkte und strukturelle Themen, die für Effizienzsteigerung, Kostensenkung und strategische Weiterentwicklung relevant sind.

In einem nächsten Schritt wurden die IT-Transformations-Roadmaps der Fachbereiche in LeanIX dokumentiert und konsolidiert. Diese Roadmaps spiegeln die geplanten Initiativen und Vorhaben wider. Darauf aufbauend erfolgte eine gezielte Prüfung, inwieweit die zuvor identifizierten Handlungsfelder in den Roadmaps adressiert werden. Dabei wurden Inkonsistenzen, Lücken und Überschneidungen sichtbar gemacht und als Grundlage für weitere Abstimmungen und Priorisierungen genutzt.

Operative Entlastung durch EA Backoffice

Parallel dazu etablierte eBrain Solutions ein EA Backoffice, das unter anderem das EA-Repository in LeanIX pflegte, Applikationsdaten analysierte, Dashboards und KPIs erstellte, beim Management von eingehenden Tickets für neue Softwareanfragen unterstützte sowie Reporting- und Koordinationsaufgaben übernahm. Dadurch konnte sich das Enterprise-Architektur-Team der Unternehmensgruppe Theo Müller stärker auf strategische Fragestellungen konzentrieren.

„Durch die operative Entlastung mit dem effektiven eBrain EA Backoffice konnten wir uns viel stärker auf die strategische Ausgestaltung und Priorisierung konzentrieren und EAM als Steuerungsinstrument im Alltag verankern.“ – Thorsten Lieckfeldt, Leiter Architektur & IT-Governance, Unternehmensgruppe Theo Müller

Ergebnis und Ausblick: Ein belastbarer Weg – mit klaren nächsten Schritten

Der Konzern verfügt heute über eine verbesserte Transparenz seiner IT-Landschaft sowie eine gemeinsame fachliche Referenz in Form der Business Capability Map. Das Applikationsportfolio ist klarer strukturiert, Verantwortlichkeiten sind definiert und konsolidierte IT-Transformations-Roadmaps liegen vor. Dies schafft eine belastbare Grundlage für fundierte Investitionsentscheidungen und die gezielte Identifikation sowie schrittweise Realisierung von Effizienz- und Kostensenkungspotenzialen durch Vereinheitlichung und Standardisierung.

Enterprise Architecture Management hat sich – unterstützt durch die Zusammenarbeit mit eBrain Solutions – in der Unternehmensgruppe Theo Müller als geeigneter Rahmen für Steuerung und Priorisierung im IT Management bewährt und bildet die Basis für die weitere Entwicklung der Architekturarbeit.