EAM from scratch: Vom fehlenden Überblick zur steuerbaren IT-Landschaft

Steigende Anforderungen aus dem Business, wachsende IT-Komplexität und fehlende Orientierung

Aus einer wachsenden IT-Landschaft und zunehmenden strategischen Anforderungen entstand der Bedarf, Enterprise Architecture Management (EAM) erstmals systematisch im Unternehmen zu etablieren. Ziel war es, strukturiert Transparenz herzustellen, um Effizienzpotentiale sichtbar zu machen, fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und Investitionen gezielt dort einzusetzen, wo sie für das Business den größten Mehrwert liefern.

Das Unternehmen im Kontext

Das Unternehmen ist international tätig und in der Konsumgüterindustrie aktiv. Als global agierender Anbieter mit einer vielfältigen Produkt- und Markenlandschaft ist eine leistungsfähige, gut steuerbare IT ein zentraler Erfolgsfaktor. Digitalisierung, datenbasierte Entscheidungen und moderne Applikationen spielen dabei eine immer wichtigere Rolle für die Weiterentwicklung des Geschäfts.

Ausgangslage: Komplexität ohne übergreifende Unternehmensarchitektur

Über die Jahre war eine umfangreiche und heterogene Applikationslandschaft entstanden und die Anforderungen aus den Fachbereichen nahmen stetig zu. Dies traf auf eine IT-Landschaft, deren Zusammenhänge nur teilweise transparent waren. Es fehlte eine zentrale Sicht auf Abhängigkeiten zwischen Applikationen, Daten und Infrastruktur. Damit fehlte auch eine belastbare Grundlage, um Fragen nach Effizienz, Standardisierung oder Einsparpotentialen fundiert zu beantworten.

Enterprise Architecture bzw. eine übergreifende Unternehmensarchitektur war bislang nicht wirksam als Rolle oder Funktion etabliert. Entsprechend gab es keine übergreifende Governance, keine einheitlichen Standards und keine gemeinsame Sprache zwischen Business und IT, um Anforderungen, Prioritäten und Investitionen ganzheitlich zu betrachten.

Um nicht weiter in Einzelentscheidungen und Detaildiskussionen zu verharren, wurde klar: Es braucht eine strategische Landkarte für die IT-Weiterentwicklung – eine Sicht, die Business-Ziele, Prozesse und Fähigkeiten mit der IT in Verbindung bringt – und eine klar definierte Enterprise-Architecture-Funktion, die diese Perspektive dauerhaft einnimmt.

Ziel: Enterprise Architecture Management gezielt aufbauen und verankern

Ziel des Vorhabens war es, EAM erstmals strukturiert im Unternehmen aufzusetzen. Dabei ging es nicht darum, sofort eine vollständige Zielarchitektur umzusetzen, sondern zunächst die Voraussetzungen für wirksame Architekturarbeit zu schaffen. Mit klar erkennbarem Wert für das Business.

Enterprise Architecture sollte als verbindendes Element zwischen Business und IT etabliert werden, Transparenz herstellen, die IT Governance stärken und strategische und operative Orientierung geben. Gleichzeitig sollte eine Grundlage entstehen, auf der künftig die internen Enterprise Architekten aufbauen und die Arbeit weiterentwickeln können.

Um dieses Ziel strukturiert und effizient zu erreichen, entschied sich das Unternehmen, gezielt externe Expertise einzubinden. Mit eBrain Solutions wurde ein Beratungsunternehmen ausgewählt, das über fundierte Erfahrung im Aufbau von wirksamen Enterprise-Architecture-Funktionen, in der Arbeit an der Schnittstelle zwischen Business und IT sowie in der pragmatischen Umsetzung in komplexen Organisationsstrukturen verfügt.

„In unserer enger zusammenwachsenden Unternehmensgruppe brauchten wir Starthilfe beim Aufsetzen eines EAM. eBrain war mehr als eine Starthilfe. Was wir nach wenigen Monaten schon erreicht hatten, hat mich positiv überrascht“. - Group CIO, internationaler Lebensmittelhersteller

Ansatz: EAM von Anfang an richtig aufsetzen

eBrain Solutions übernahm die Aufgabe, das Enterprise Architecture Management initial zu etablieren und im Gesamtkontext des Unternehmens zu positionieren. Der Fokus lag dabei bewusst auf Struktur, Klarheit und Transparenz sowie auf schnellen, greifbaren Ergebnissen. EAM sollte dabei nicht als theoretische Disziplin verstanden, sondern als pragmatische Steuerungsfunktion, die Business-Anforderungen, Business- und IT-Strategie sowie operative Umsetzung miteinander verbindet.

Ein zentrales Prinzip war die Ausrichtung an den Geschäftsfähigkeiten (engl.: Business Capabilities). Sie ermöglichen es, die Planung mit dem Business auf eine gemeinsame, fachlich verständliche Grundlage zu heben. Die Geschäftsfähigkeiten bilden die gemeinsame Sprache zwischen Business und IT und stellen sicher, dass Architekturarbeit fachlich anschlussfähig bleibt.

Umsetzung: Von Transparenz zur strategischen Orientierung

Zu Beginn wurde gemeinsam mit den Fachbereichen eine Business Capability Map entwickelt. In enger Abstimmung entstand so ein konsolidierter Überblick darüber, welche Geschäftsfähigkeiten das Unternehmen benötigt und wie diese heute durch IT unterstützt werden. Die Prozess- und Fachverantwortlichen nahmen diese Sicht sehr positiv auf und nutzten die Business Capability Map unmittelbar, um ihre Themen strukturiert zu platzieren und priorisieren. Die Map wurde zum fachlichen Referenzrahmen für alle weiteren Schritte.

Darauf aufbauend wurde Transparenz über das bestehende Applikationsportfolio geschaffen. Anwendungen, Daten und technologische Abhängigkeiten wurden strukturiert erfasst und den Business Capabilities zugeordnet. So entstand erstmals eine nachvollziehbare Gesamtsicht auf die IT-Landschaft, die Stärken, Überschneidungen und strukturelle Lücken sichtbar machte und damit erstmals konkrete Ansatzpunkte für Vereinheitlichung, Standardisierung und Wiederverwendung eröffnete.

Auf Basis dieser “Landkarte” konnten Handlungsfelder identifiziert und priorisiert werden. Statt direkt einzelne Projekte zu bewerten, wurde zunächst eine strategische Roadmap abgeleitet, die zeigt, wo aus Architektur- und Business-Sicht die größten Hebel – also echte Potentiale - liegen. Diese Roadmap dient als Orientierungsrahmen für die weitere Planung und Priorisierung.

Parallel dazu unterstützte eBrain Solutions bereits die ersten operativen Schritte in Richtung Application Management. Die vorhandene Datenbasis wurde aufbereitet und in LeanIX bereitgestellt, um ein zentrales Repository vorzubereiten, das künftig vom internen Enterprise Architect weiterentwickelt werden kann.

Ergebnis: Eine belastbare Grundlage für nachhaltige EA-Arbeit

Am Ende des Engagements standen keine losen Konzepte, sondern greifbare Ergebnisse, auf denen aufgebaut werden kann. Dazu gehören unter anderem:

• eine klar definierte und akzeptierte EA-Rolle inklusive Aufgaben und Prioritäten
• eine abgestimmte Business Capability Map als gemeinsame fachliche Klammer

• Transparenz über Applikationen, Daten und technologische Abhängigkeiten und damit eine Sicht, die Vereinheitlichungs- und Standardisierungspotenziale aufzeigt und gezielt Ansatzpunkte für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen liefert
• eine priorisierte Roadmap als Grundlage für strategische IT-Entscheidungen
• ein vorbereiteter Einstieg in ein zentrales Application-Management-Repository

„eBrain war konzeptionell stark und gleichzeitig sehr umsetzungsorientiert und pragmatisch. Sie haben sich perfekt in unsere Situation und Kultur hineingedacht. Alle Stakeholder hatten das Gefühl, bei eBrain in exzellenten Händen zu sein. Das Projekt war ein Katalysator unserer Transformation im Unternehmen“ – Group CIO, internationaler Lebensmittelhersteller

Wirkung und Ausblick: Von fehlender Struktur zum wirksamen EAM

Das Unternehmen verfügt heute über eine solide Grundlage für strategische IT-Steuerung. Enterprise Architecture Management ist nicht mehr nur ein abstrakter Begriff, sondern als Rolle, Denkmodell und Arbeitsweise etabliert – und von Entscheidern aus dem Business anerkannt und als Sparringspartner akzeptiert. Entscheidungen lassen sich besser einordnen, Abhängigkeiten früher erkennen und Initiativen gezielter priorisieren.

Gleichzeitig ist klar: Die Reise hat gerade erst begonnen. Mit der geschaffenen Transparenz, der etablierten Struktur und den vorbereiteten Werkzeugen kann nun ein interner Enterprise Architect die Arbeit aufnehmen und die Architekturfunktion weiter ausbauen. Die Grundlagen für strategische Investitionsentscheidungen sowie zur Nutzung von Potentialen zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung wurden gelegt – pragmatisch, strukturiert und umsetzungsnah.